[#52] Riprendi il controllo delle email dopo un lungo periodo di assenza
Se fai parte della categoria di persone che riceve tante email, è probabile che dovrai dedicare molto tempo all’elaborazione dei messaggi ricevuti.
Il rientro al lavoro dopo dei periodi di assenza, più o meno lunghi, può portare delle difficoltà per via della gestione degli arretrati.
Se fai parte della categoria di persone che riceve tante email, è probabile che al rientro dal ponte dovrai dedicare molto tempo alla verifica dei messaggi ricevuti, in particolare delle email.
Vediamo alcuni passaggi che ti aiuteranno ad alleggerire il carico lavorativo, utilizzabili anche in altri periodi critici, come dopo le vacanze estive o durante altri picchi di lavoro che si verificano nel corso dell’anno.
Lo scopo è quello di non perdere troppo tempo e riuscire a dedicare più attenzione alle questioni rilevanti. Per farlo, è importante comprendere che certi picchi non possono essere gestiti con gli stessi metodi usati nei periodi normali di lavoro.
Prendiamo come esempio la regola dei due minuti di David Allen, che suggerisce di gestire subito quelle email che richiedono poco tempo. Principio perfetto per la quotidianità, ma immagina di rientrare dalle vacanze e di avere davanti a te un elenco infinito di email.
Per applicare la regola, dovresti aprire la prima email, comprenderla e capire se gestirla subito. Passare poi alla seconda email per fare le stesse cose e via verso la terza email. Ma nel frattempo arrivano delle nuove comunicazioni, oltre alle email che dovrai scrivere in prima persona per riavviare il lavoro.
Email nuove che porteranno a risposte nuove. Diciamo che per agosto non avresti ancora finito questo primo check… E nei casi peggiori potrei già augurarti un felice 2025 😃
Quindi in questo caso abbandoniamo parzialmente i principi della gestione ordinaria e concentriamoci su altri approcci. Senza dimenticare che una pianificazione strategica si dedica a quello che è più giusto per noi.
Prima di procedere, è importante che tu abbia già definito le possibili destinazioni per le tue email. Uno dei principi che abbiamo ormai consolidato ci aiuta a considerare la posta elettronica, e in particolare la inbox, come un centro di smistamento che deve essere il più fluido possibile. Liscio come l’olio… 😅
Se il centro si blocca, possiamo notare che le email si accumulano quando non hanno una casa dove andare. Quindi, se ancora non sai quali sono le destinazioni, ti suggerisco di definirle prima di andare avanti.
Un setup minimo di possibili destinazioni potrebbe essere il seguente:
un calendario (per eventi, incontri, appuntamenti, ecc. generati a partire dalle email);
un task manager (per le attività da svolgere che emergono dalle email);
un gestore di appunti e note (per tutti gli spunti da conservare che sono slegati da scadenze e promemoria);
un aggregatore (per salvare delle risorse dalle email e recuperare quello che vuoi approfondire in specifici blocchi di tempo, al di fuori della posta elettronica).
È un esempio che si deve adattare alle comunicazioni che gestisci con una frequenza maggiore. La scelta deve ricadere su strumenti che ti consentano di dirottare le email dove necessario e di gestirle solo una volta.
Il concetto di inbox zero non ha come unico riferimento il mero numero, inteso come zero messaggi nella inbox, ma anche con il minor impatto possibile che la posta elettronica dovrebbe avere nelle nostre giornate.
Se mi trovo a riaprire lo stesso messaggio più volte perché ho dimenticato cosa devo fare, o perché ho segnato come non letto il messaggio (inutilmente, dato che la mente conosce l’inganno), significa che resterò incastrata in Gmail per molto tempo. Invece, se dispongo di un flusso che mi permette di gestire ogni comunicazione una volta sola (o il meno possibile), significa che il mio centro di smistamento funziona e che riuscirò ad assegnare una casa alle email che elaboro.
Che cosa possiamo fare con le grandi quantità
Dopo aver definito le possibili destinazioni, passiamo alla gestione dei grandi volumi di email.
Se nella quotidianità sarebbe meglio dimenticarsi il più possibile del concetto di reattività, in presenza di arretrati dovremmo posizionare la reattività direttamente su un altro pianeta.
Con i grandi volumi dobbiamo decidere intenzionalmente di agire, senza reagire a ogni messaggio che ci fa ribollire. Ogni cosa che ci costringe a reagire ha in possesso le nostre giornate, il nostro umore, il nostro rendimento, ma noi non vogliamo questo. Tanto meno quando abbiamo un grosso sovraccarico da smaltire.
Il nostro fine è quello di dirottare le email non nella nostra mente, ma negli strumenti, nel calendario, nell’agenda, nei sistemi, nelle procedure… ecc. È a questo che serve un sistema definito. Ed è a questo che serve il temutissimo termine “produttività”, concetto che deve essere a carico dei sistemi e non delle persone.
Definisci i blocchi di tempo
Senza definire tempo, blocchi e limiti, non riuscirai a mandare la reattività su un altro pianeta. Tra l’altro, se abbiamo già l’abitudine di programmare attività, eventi o scadenze in generale, non vedo perché dovremmo trattare diversamente la posta elettronica lasciandola sempre aperta con tutte le notifiche più luminose degli alberi di Natale che magari dobbiamo ancora disfare dopo quattro mesi…
La gestione dei grandi volumi va programmata senza provare a risolvere tutto in una volta sola.
Stabilisci una gerarchia di elaborazione
Identifica le email che richiedono il tuo pensiero, quelle più semplici da gestire e quelle che non richiedono azioni, per riuscire a gestirle in blocchi diversi. Il batching funziona alla perfezione anche con le email.
Identifica e separa le email in cui sei solo in copia conoscenza (aiutati con i filtri di Gmail o con le regole di Outlook).
Tieni a portata una risposta veloce per prendere tempo con questioni più impegnative e per anticipare le persone che rientrano nella categoria degli “inseguitori seriali” pronte ad arrivare con ulteriori email (per non dire telefonate, messaggi su WhatsApp, Telegram, Asana, Trello e così via).
Aiutati con la firma o, nei casi più critici, con le risposte automatiche anche se sei al lavoro, avvisando che stai gestendo un sovraccarico di messaggi e che darai un riscontro entro xxx/nel minor tempo possibile.
Nella maggior parte dei casi, le persone non se ne fanno niente di una risposta approssimativa e svogliata anche se immediata, molto meglio far capire che tornerai da loro con tutta l’attenzione che meritano, anche se non sarà una risposta tempestiva.
Prova il sistema 321-Zero descritto dall’autore Kevin Kruse
Controlla la posta elettronica in tre blocchi di tempo diversi, per un massimo di 21 minuti per ogni blocco. Naturalmente questi blocchi non saranno sufficienti per gestire i grandi volumi, ma favoriranno un’altissima concentrazione e un modo si smistare più efficace, fatto di risposte brevi, di programmazione delle attività più impegnative, di chiarezza e meno giri di parole.
Elimina in blocco email irrilevanti. Aiutati con i filtri e seleziona email simili in una volta sola (per oggetto, mittente, data, ecc.).
Il principio di Pareto vale anche per le email: dai la priorità al 20% delle email che ricevi, selezionando quelle più rilevanti (anche qui per oggetto, mittente, data, ecc.). Se svolgi consulenze, le richieste degli incontri saranno più importanti anche se non hanno una scadenza imminente. Come anche le richieste di preventivo, collaborazioni o nuove opportunità (esempi da adattare alla natura del tuo lavoro). Identifica il tuo 20% e fai in modo di riconoscerlo e proteggerlo dal resto.
Se devi rispondere o scrivere un nuovo messaggio, usa l’oggetto per identificare una sola azione richiesta. Più idee cerchi di comunicare in una singola email, più è probabile che qualcosa venga tralasciato.
Pensaci due volte prima di decidere chi mettere in copia e fallo quando ha davvero senso. Se fossi tu in copia, ti sarebbe utile ricevere quell’email che stai per mandare?
Prenditi del tempo per imparare le scorciatoie da tastiera. Ad esempio, per passare da un’email all’altra, per rispondere, per scrivere un nuovo messaggio, per inoltrare… senza usare il mouse e con un flusso di operazioni molto più snello.
Ignora le email nuove che ricevi mentre stai elaborando quelle vecchie.
Passa dal vecchio al nuovo. Quando avrai la situazione abbastanza sotto controllo, inizia a smaltire per bene le email del giorno precedente. Se prendi come riferimento un blocco di tempo, rimani per 2/3 del tempo sul vecchio e il restante dedicalo al nuovo. Tanto le questioni veramente, ma veramente urgenti non passeranno solo via email e non ti perderai nulla.
Elimina e archivia
Non aver paura di eliminare o archiviare le email irrilevanti. Levale dalla vista seguendo il criterio che hai scelto per l’organizzazione delle cartelle. E se non hai un criterio, è il momento di seguire il corso completo.
In particolare, ti serviranno almeno due etichette/cartelle:
follow up: email alle quali devi dare un seguito;
in attesa: email ferme per qualche motivo, che non puoi elaborare o per le quali stai aspettando una conferma.
Segna queste comunicazioni e toglile dalla vista con l’archiviazione o con il posticipo.
Stessa cosa per le email che decidi di inoltrare a un’altra persona. Segna e archivia.
Sbroglia la matassa
Purtroppo, non tutte le persone vanno al dunque quando scrivono e spesso usano la posta elettronica in pieno flusso di coscienza, scaricando sul destinatario tutta la responsabilità di svelare il mistero della loro richiesta.
Se non ti è chiaro il contenuto che hai ricevuto, prova a riassumere per punti quello che ti sembra di aver capito. Fai una sorta di riepilogo e chiedi conferma al mittente. Già solo questo passaggio in più, ti darà più strumenti per comprendere meglio l’obiettivo del messaggio (e farai anche un’opera di bene nei confronti del James Joyce di turno).
Anche tu puoi migliorare la chiarezza delle tue richieste. Ad esempio, scrivendo quello che fai: rendi palese nel testo se hai aggiunto un allegato, se hai messo in copia altre persone oppure se hai tolto qualcuno dalle comunicazioni.
Per finire, pensa alla call to action e usala per definire l’oggetto dell’email. Sarà più chiaro capire l’obiettivo della comunicazione.
Organizzazione digitale
Newsletter: come gestire le iscrizioni
Punto di partenza: è fondamentale sapere quali iscrizioni abbiamo attivato, aspetto non sempre immediato da mettere in pratica.
Le newsletter, intese come degli appuntamenti regolari che arrivano da diverse fonti di interesse, non devono interrompere il flusso di lavoro e vanno lette in momenti prestabiliti, più opportuni per noi.
Senza un sistema organizzato, le newsletter possono finire ovunque nella casella di posta elettronica, complicando ulteriormente la loro gestione.
Vediamo alcuni passaggi per:
verificare le iscrizioni già attive;
organizzare le iscrizioni future.
🖥️ Bit & Byte
Dal gruppo Telegram Organizzazione Digitale:
Una raccolta di Custom GPTs realizzata da Hamna Aslam Kahn che, tra le altre cose, gestisce la newsletter Superhuman a tema IA.
Un video che mette a dura prova la distinzione tra realtà e intelligenza artificiale.
Per chi usa Instapaper come aggregatore e Obsidian per le note, è disponibile il plugin ufficiale per Obsidian che permette di sincronizzare le informazioni.
Lazy: un tool di cattura rapida per prendere appunti e salvare informazioni in modo veloce. (grazie Macsy)
Se fai fatica a mantenere la concentrazione... fissa il punto per 60 secondi 😅
È arrivata la modalità dark in Documenti, Fogli e Presentazioni Google.
❤️ Bit & Love
❣️ 3 consigli dalla lista dello scrittore Kevin Kelly:
1️⃣ Scrivi il tuo necrologio, quello che vorresti avere, e poi lavora ogni giorno per renderlo realtà.
2️⃣ Il modo più sicuro per avere successo è inventare la propria definizione di successo.
3️⃣ Devi a tutti una seconda possibilità, ma non una terza.
❣️ Tra un opplà e un oh issa, parliamo di montagna, scrittura e di spirito libero:
https://www.linkedin.com/pulse/con-il-naso-all-insu
💼 Bit & Work
Corso di Notion per assistenti virtuali: le bellissime parole delle partecipanti.
È stata una delle esperienze più belle del mio lavoro: la masterclass Lavora come un drago.
📖 Bit & Learn
Ogni volta che apri la tua casella di posta, una montagna di email non lette ti dà il benvenuto e ti ricorda che ci sono ancora tantissime cose che non hai portato a termine.
Se passi la giornata in modalità navigatore che non trova le coordinate, in un continuo ricalcolo delle email da gestire, dai un’occhiata al corso completo per riprendere il controllo della posta elettronica e liberare la inbox:
https://www.organizzazionedigitale.it/corso-organizza-le-email/
Cornalba, aprile 2024
Di storie e di arrampicate. O di arrampicate storie.
Con stima nerd,
Debora